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权变管理中的变量关系  

2010-10-26 09:14:28|  分类: 管理学家 |  标签: |举报 |字号 订阅

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张瑜  朱晓洁

 

卢桑斯在设计出权变理论的坐标体系后,面临的问题,就是找出这个体系涉及到的各种变量,并确定不同变量之间的独立和依赖关系。对此,卢桑斯通过对现有管理研究成果的归纳和总结,把各种管理变量分为四大部分,分别是过程变量、计量变量、行为变量和系统变量。然后对这四个管理变量与独立的环境变量之间的权变关系用If-then解释,进而确定其中的函数关系。

一、过程变量

所谓过程变量,就是根据管理过程学派的研究,把管理变量分为管理活动的相应子集。具体包括计划过程、组织过程、指挥与沟通过程以及控制过程。

1.计划过程

在计划领域中,权变计划口号已经说了很多年,但真正的权变计划却难以建立起来。权变计划难产的原因,在于计划领域的“如果……那么……”权变关系难以确立,因而无法建构If-then模型。管理过程学派的纽曼(William H. Newman)曾经对权变计划提出了质疑,纽曼指出,稳定的、规制变化的和相适用的技术,可以在计划中取代权变的If-then关系。

卢桑斯不同意纽曼的看法。他认为,伴随着未来的动荡式变化,以及外部环境的不确定性,权变思路在计划中的应用会越来越清晰。计划领域中环境与管理之间的权变关系是:如果技术环境是快速变化的,那么就应该使用相应的技术预测技术;如果经济环境是快速变化的,那么就应该快速调整需求和销售的预测技术;如果未来环境是快速变化的,那么就应该强调战略计划;如果内部环境是快速变化的,那么就应该强调短期计划。

 纽曼曾经将技术分为三种类型,分别是:

(1)稳定的技术(stable technology)。稳定的技术很少需要变化,而且人们对问题很熟悉。拥有这种技术类型的组织很多,生产企业如造纸厂,政府和第三部门如养老院和社保局,服务企业如接线员工作,都是使用稳定技术的代表。

(2)规制变化的技术(regulated-flexibility technology)。这类技术需要不断变化,但人们对问题依然很熟悉。这类组织也很多,例如加工车间、医院、失业保障局、新闻署等。

(3)相适应的技术(adaptive technology)。这类技术需要经常变化,而且人们面临的问题各不相同。这类组织往往具有创新性(即我们常说的高新技术),例如航天局、医学研究实验室、对屡屡失业者进行培训的中心、管理咨询公司等。

卢桑斯把纽曼的技术三类型拿过来,指出它们在计划领域是具有权变关系的。这种权变关系应该是:

(1)如果是稳定的技术,那么拟定计划时应该包含所有的细节,而且单次使用的计划应包含具体的细节,一周一次或一季一次检查短期目标设定,并对特别修订进行说明。有点类似于强调“细节决定一切”。

(2)如果是规制变化的技术,那么拟定计划时应该把重点放在计划细节与活动之间的关系上,单次计划应该与详细的日程相联系,从每周到每年对中期目标进行设定,保证每一步都是精确的。有点类似于强调“过程决定一切”。

(3)如果是相适应的技术,那么拟定计划时应该与项目本身相关联,而且计划只包含核心思想,单次性的计划应该不断进行反馈,设定计划的周期以三年或更长的时间为基础,计划只需强调目标和最终结果。有点类似于“愿景决定一切”。

2.组织过程

在组织理论中,占主导地位的是官僚组织、新古典组织以及现代组织理论。但也正是在组织领域,权变研究最为成熟。用权变理论进行组织分析,最有名的是劳伦斯(P. Lawrence)和罗尔施(J. Lorsch)。

劳伦斯和罗尔施研究了塑料制品、消费食品以及标准容器三个领域中的十个公司,得出了组织设计的基本思路。他们认为,技术变化的不同等级和环境因素的不同部分对组织的主要需求,决定着组织设计的权变关系。劳伦斯和罗尔施的研究集中在三个方面:一是外部环境的不同(根据特定的目标、时间、人际关系,以及组织结构区分出的各部门经理的不同职能),二是组织的一体化程度(内部的部门关系),以及内部组织与外部环境之间的耦合关系。

劳伦斯和罗尔施的权变组织设计确立了如下观点:

(1)如果环境是不确定或多变的,那么组织应该是无架构的,并能实现充分的信息沟通,使管理人员随时分享组织的影响。

(2)如果环境是固定的或单一的,那么组织应该是明确清晰的,相对固定的。

(3)如果外部环境是动荡的,内部环境也是高度变化的,那么组织应该选择高度复杂的整体机制。

3.指挥与沟通过程

对指挥的研究主要集中在领导力方面,而对于权变理论的领导力研究,以菲德勒(Fred Fiedler)最为经典,他的情境与领导力模型是权变关系的重要模型之一。菲德勒的权变领导理论包括三个方面:

(1)领导者与下属关系。这是情境理论最重要的部分,那些得到下属的喜好、信任、尊重的领导人,比那些没有得到这些因素的领导人更加具有权威和影响力。

(2)任务结构。把任务高度结构化、项目化,能够清楚地阐明任务的领导人,比那些没有做到任务结构化的领导人更有影响力。

(3)职位权力。高职位的领导人比低职位的领导人更有权力。

菲德勒用这三个方面的组合构成领导情境,作为独立变量,根据领导者以事为中心还是以人为中心两种方式,作为依赖性变量,进而确定其中的权变关系。

根据伍德沃德(J. Woodward)的权变关系研究,领导方式的变化,与生产技术有关。在纽曼提出的三种类型的技术中,如果用权变理论对它们进行分析,不同技术对应的领导方式如下:

(1)如果是稳定的技术,那么领导人应该限制下属参与,注重监督,谨防信息共享,不强调工作的满意度。

(2)如果是规制变化的技术,那么参与应该被限制在个人的工作范围内,监督产量和质量,工作信息共享,鼓励员工技能的专业化。

(3)如果是相适应的技术,只要结果是好的,那么领导人就应该允许员工大量参与管理,只需要进行一般的监督,所有的信息都能得到共享,并为员工提供参与管理的机会。

至于沟通,到卢桑斯的书出版时为止,还没有足够的研究说明沟通与权变管理之间的关系,虽然已有的研究涉及到有关权变的一些内容,比如说,对正式沟通与非正式沟通渠道的选择,以及口头沟通和书面沟通哪个更有效,但从整体上看,环境变量与沟通变量之间的功能关系仍有待发现。

4.控制过程

虽然管理学者认识到,在设计控制过程的时候应该考虑一定的变量,但是现在还缺乏对这种特定权变关系的解释。

一般来说,如果环境反馈的时间滞后,那么前期控制应该被加强,反之亦然。如果环境是确定的,那么加强控制就是必须的;如果环境是不确定的,那么就应该放松控制。伍德沃德也指出,如果是一个完整的生产技术,那么就应该放松控制;如果是不完整或者试验性的生产技术,就应该加强控制。按照纽曼的技术分类,卢桑斯指出:

(1)如果是稳定的技术,那么应该强调有效的控制,控制要应用可靠的压力,仅仅包容细小的错误,集中管理并应该采用正确的控制行动。

(2)如果是规制变化的技术,那么应该强调质量和准时,形成具备有效性的控制标准。

(3)尽管卢桑斯没说,但从逻辑上看,如果是相适应的技术,那么应该放松过程控制而强化目标控制,采用目标管理方法。

在现有的管理学研究中,沟通与控制变量没有得到跟计划与组织变量同等的重视。管理学者们认为,控制应该做到因时因地因事因人制宜,然而,他们却不能采取相应的行动提出权变关系,这也是权变理论所面临的挑战。

二、计量变量

在计量变量中,权变理论强调依据环境的不同,采取不同的计量模型。计量往往要大量应用数学模型,用这些模型的变量来确定相应的管理方法。用If-then的权变关系来表述,环境与计量模型的关系是:

1.如果是确定性环境,那么采用确定性模型;

2.如果是风险性环境,那么采用可行性模型;

3.如果是不确定性环境,那么采用主观标准决策模型。

在一般情况下,所有的数量模型都包括成本、管理支持、有效的数据、时间、员工的可接受性和员工的专业性知识程度等因子。举例来说,大多数公司在管理中,都会应用EOQ模型(economic order quantity),即经济订购批量模型,这个模型包括的独立变量有:需求、储存成本、运输数量以及成本、采购固定成本等。这些变量会直接影响到线性规划的使用,而线性规划包含的变量又有:数学目标、资源限制、可更改的行为准则、线性度、相加性、可分割性、确定性以及非负数性。

我们以EOQ模型为例,来分析计量模型在权变管理中的应用,经济订购批量(EOQ)的公式具体如下:  

    权变管理中的变量关系 - 刘文瑞 -               刘文瑞的博客                           EOQ=权变管理中的变量关系 - 刘文瑞 -               刘文瑞的博客

 

这个模型有四个前提条件,分别是:

1.需求是稳定的,库存中的材料支出在一定的比例内。

2.储存成本出现在库存平均数的基础上,储存越多,则储存成本越大。

3.收到一个订单后,装运数量和交货时间必须知道。

4.储存成本与订单的大小有关,没有价格分段。

如果需求是固定的,那么EOQ模型是有效的;如果需求是有弹性的,那么简单的库存控制经验法则将比EOQ模型更有效。所有的经理都有自己的权变定位,通过了解物品需求是否固定,根据需求的可变程度来确定他们多变的库存。这些条件中,如果有稳定的需求,那么就应该利用EOQ模型进行库存控制,如果需求不确定,就不能用EOQ进行库存控制,而应该采用其他控制库存的主观方法,比如说最大最小值法。

再进一步,如果库存成本可以有一定的节制,而且条件中的到达时间可能被延迟,那么EOQ的模型的改进公式如下:

                             EOQ=权变管理中的变量关系 - 刘文瑞 -               刘文瑞的博客

 

计量变量本身就是用数学方法来解决管理问题,对于权变理论来说,要点在于确定变量之间的功能性关系,以解决特定条件下的管理问题。

三、行为变量

行为变量作为权变管理的因变量,具有模糊性和不科学性。尽管组织行为学发展到今天已经成为了一门独立的学科,但是由于它与人的心理活动有关,所以它表现出来的因素都属于人的内部品质,比如态度、期望、感觉以及动机,当卢桑斯将行为变量纳入权变理论的时候,他并不认为行为变量的表现是显性的。例如,动机就是一个很重要的行为因素,然而,卢桑斯在文章中专门指出,人人都看不到动机,能观察得一清二楚的是行为。但动机因素是行为变量的一个重要构成部分,管理活动要根据不同的动机,确定不同的管理方法。卢桑斯说,应用动机因素来解释行为时,因为动机不能被直接观察到,所以管理者在处理动机与行为之间的关系时会受到制约。要充分理解行为,就得利用外部方式研究组织行为。

在组织行为学中,不管是初期的巴甫洛夫(Иван Петрович Павлов)对反应行为的分类,还是华生(John B. Watson)对学习行为的科学化研究,亦或是斯金纳(B. F. Skinner)对操作性行为和应答性行为的区分,运用心理学研究组织行为,经过了一个艰难的历程。时至今日,对于人类行为的研究成果已经多种多样,远非昔日可比。大量的行为研究成果,为辨析行为变量的权变关系提供了丰富的内容。以行为与工作的丰富化之间的影响为例,二者的关系可以得出如下观点:

1.如果工作是高水平的工作,那么工作丰富化是成功的。

2.如果工作模块能够被工作人员所承受,那么工作丰富化可能会成功。

3.如果员工可取得比工作丰富化方案更高的工作水平,那么工作丰富化是成功的。

4.如果工作允许绩效反馈,那么工作丰富化就可能成功。

5.如果员工是有技能的或专业化的,那么工作丰富化就可能成功。

6.如果员工是新教徒,有自己的个人信仰并且本身具有努力工作的品质,那么他们将是更好地实现工作丰富化的候选人。

7.如果员工具有动机上的需要,比如说,具有高度的成就需要,那么他们很可能参与工作丰富化项目并取得成功。

8.如果高级经理人支持工作丰富化项目,那么就有可能成功。

9.如果工作丰富化实施的成本是合理的,那么就有可能获得成功。

10.如果目标评估是工作丰富化的内在部分,那么有助于长远发展。

在权变管理的行为变量中,卢桑斯广泛总结了已有的组织行为学理论,工作丰富化只是其中的一个例子。在组织行为学的方方面面,他都提出了行为变量的权变关系。

四、系统变量

将组织视为一个大的系统,就可以看出,环境变量对组织整体以及组织各子系统之间的影响是复杂的,在卢桑斯的论述中,他将系统分为复杂系统、内部系统和边界系统。在复杂系统的研究中,最有效的是一般系统理论(GST)的研究方法。一般系统理论已经形成了一系列研究方法,它将相关科学的准则结合到一起。在组织与管理领域,如果环境的复杂性增加,那么整体与部分的相互依赖就会对管理产生巨大影响。

从开放系统和封闭系统的适用范围来看,如果外部环境直接影响系统,那么就应该采用开放系统。一个典型的例子就是,如果组织存在科技服务功能,那么就应该使用开放性系统计划,使环境与组织互动起来。如果环境对系统的影响无足轻重,那么就应该采用封闭系统。更准确的说,在自动化的计算机技术下的环境中,应该采用电脑控制系统。

权变关系总是被用来设计和分析组织,如果是拥有先进技术、巨大的、复杂的项目,那么组织就应该设计成矩阵式组织。以具体项目为例,如果环境的复杂性需要它以控制整体组织目标为最终需要,那么就应该采用计划-项目-预算系统。在系统的设计与分析中,可能出现的权变关系如下所示:

1.如果是复杂的、统一的环境,那么应该采用有效成本分析。

2.如果是统一而不复杂的环境,那么应该采用资本预算分析。

3.如果环境是复杂的,而且期望结果不明晰,那么应该采用模拟技术系统。

4.如果在简单且熟悉的环境中,那么工作衡量技术就是有效的。

组织与管理中的变量关系是复杂的,然而,卢桑斯坚信,他已经找到了统一管理学的道路,按照他提出的权变理论框架,任何管理学的研究,各种管理思想、观点、方法和技术,都能够作为某种变量,编织到权变关系坐标系之中。运用if-then解释模式,所有的管理活动都能得到新的诠释。而且这种权变关系的确立不仅仅是对管理知识换了一种说法,更重要的是能够使管理实践取得更有效的收获,并且使管理思想获得新的突破。

 

发表于《管理学家》2010年玖月号

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