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管理中的“顺便”  

2009-05-11 17:16:50|  分类: 管理与文化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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刘文瑞

 

在现实生活中,经常有这样的事:领导人布置完某项工作,然后又“顺便”给部下交代了一件事情;开会讲完了要讲的正题,然后又“顺便”说了些另外的信息;研究某项工作,穿插着“顺便”把另一项工作也研究一下;要求完了公事,“顺便”加上一件私事。如此等等。这种“顺便”,在管理中到底应该怎样处理?

《资治通鉴》记载:唐太宗李世民有一次派朝廷大员出使,正式任务是册封西突厥可汗。交代完正事,李世民下令,让使者顺便买一批好马。论情论理,这个附加任务不算过分。马匹事关唐朝国防,重要性不比出使突厥低。古代交通不便,另外派员买马费时费力,捎带办理能够大大节约成本。人们一般会认为,这种顺便办事合情合理。然而,善于挑刺的魏徵揪住这件事,把李世民指责了一通。

魏徵的观点是,朝廷出使是非常庄重的政治行为,所以不能让使者顺便当采购员。如果使者这样做了,那么,西突厥的首领就会另有看法。尽管朝廷对这次册封是很重视的,然而,使者一旦不是专职而捎带干点别的,突厥人就很可能误解。严重一点,突厥首领会认为,唐朝的使者来册封才是捎带,真正的意图是来买马。一旦出现这种误解,就会导致这次册封失去应有的意义。李世民接受了魏徵的意见。

古今一理,管理中经常会碰到上司要求下属顺便干点什么的情况。如果归纳一下,这种顺便干的事情往往五花八门。有公有私,有的同本来的任务有关联,有的则八竿子打不着。通常,管理者会觉得顺便干私事不大合适,但顺便干另一件公事似乎十分正常。再进一步,顺便做不相干的事可能会妨碍正事,而顺便做与正事密切相关的事则天经地义。显然,抱着这种认识的领导人,可能还没有发现“顺便”能带来什么问题。

顺便干私事的问题,人们能够比较清楚地看到它的危害,不在本文讨论之列。顺便干公事有没有危害呢?有。这种顺便所产生的实际效应,就是往往会喧宾夺主,把正事变成捎带,把捎带变成正事。一旦发生这种现象,你原来布置的正事就会大打折扣。所以,管理者在工作中,除非有特殊原因,一般不要“顺便”。除非是你要求部下顺便干的工作,比正式布置的工作更重要。假如你认为顺便干的事情是小事一桩,那最好不要提出这种顺便要求。

可能有人会有疑问,凭什么一定要说顺便的事情会喧宾夺主?对此,明茨伯格在《经理工作的性质》中有相应分析。管理工作与其他工作不同的一个显著特点就是应急性和间断性。医生做手术不可能中途停下来干别的,法官审案件也不可能中间穿插其他事,但管理工作不然,经常中断会议、调整安排、变化行程。之所以这样,是因为管理者需要捕捉最新的信息,保持敏锐的目光,一旦有新的情况要当机立断。这样,就使得管理工作往往是穿插进行的。而后面穿插进来的事情,通常要比前面按部就班的事情更重要。

“顺便”就是一种工作的穿插。由于管理上的习惯因素,部下会对上级穿插进来的事情更重视。这样,即便是领导人主观上不大看重要求部下顺便做的事,认为不过是捎带,但是,如果没有特别说明,部下却有极大可能认为你顺便交代的事才是真正重要的事。于是,部下把顺便要做的事抓住了,而前面交代的正事却有可能敷衍甚至放弃。这种顺便交代时,领导人一般会相信部下对不同事务重要性的判断能力,往往不加特别说明,这又会增加误解的概率。即使顺便做的事完全合理正当,也会导致执行人频繁转换方向而影响正常工作秩序。

对此,作为管理者,自己要高度保持对新信息的敏感性,但又要做到不至于因为新信息的不断冲击而给部下增加顺便式任务。万一必须用“顺便”的方式,也需要给部下把主次轻重交代清楚,以防范上下之间产生理解上的差异。尤其要严格提防在公事之余“顺便”办点私事,那几乎肯定会导致私事压倒公事。

 

《管理学家》2009年第3期

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